Beim Dienstradkauf kann der Arbeitgebende die Auswahl der Räder auf bestimmte Fachhandlungen einschränken, kann aber auch die Wahl von Händler und Rad, in der Regel mit einer bestimmten Preisgrenze, freistellen, so dass alle Mitarbeiter*innen sich von einem Händler ihres Vertrauens beraten lassen können.

Auch beim Dienstradleasing suchen im Regelfall sich die Mitarbeiter*innen das Fahrrad oder E-Rad vorab bei einem Fahrradhändler selbst aus. Die Leasingfirmen führen umfangreiche Verzeichnisse der mit ihnen kooperierenden Händler. Die Leasingverträge laufen normalerweise 36 Monate. Derzeit gibt es zwei gängige Leasing-Modelle:

1. Dienstrad per Gehaltsumwandlung: Hierbei beteiligt sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin per Gehaltsumwandlung an den Kosten für das Dienstrad. Seit 2020 gilt die neue 0,25-Prozent-Regel. Nutzer*innen, die auch privat mit ihrem Dienstrad fahren, entsteht ein geldwerter Vorteil. Diesen müssen sie monatlich mit einem Prozent des Bruttolistenpreises des Rades versteuern. Der Preis wird aber geviertelt und auf den vollen Hunderterwert abgerundet, sodass faktisch nur noch eine Besteuerung von 0,25 Prozent anfällt.
2. Dienstrad ohne Gehaltsumwandlung: Stellt der Arbeitgebende den Mitarbeiter*innen das Dienstrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn kostenfrei zur Verfügung, entfällt seit dem 1. Januar 2019 die Versteuerung des geldwerten Vorteils. 

Nach dem Ende der 3-jährigen Leasingzeit kann das Rad privat oder vom Arbeitgeber übernommen werden. Die Finanzämter gehen dabei allerdings inzwischen von einem relativ hohen fiktiven Restwert aus, der als Einkommen versteuert werden muss, wenn das Rad dann der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter überlassen wird.  Dies wird beim Dienstradverkauf vermieden, indem das Rad während der ganzen Abschreibungsdauer im Besitz des Unternehmens bleibt.

Auch Arbeitgebende haben Vorteile, wenn sie ihren Mitarbeiter*innen Diensträder beschaffen. Der wichtigste ist, dass Mitarbeiter*innen, die häufig mit dem Rad zur Arbeit kommen, im Jahr rund zwei Tage weniger krank sind. Dementsprechend können Arbeitgebende mit attraktiven Dienstrad-Angeboten Krankheitskosten im Unternehmen senken. Natürlich ist ein Dienstrad auch ein Mittel, Mitarbeiter*innen zu binden und zu motivieren. Das Gespräch über die Radwahl und sich eventuell ergebende gemeinsame Radfahrten, fördern zudem das soziale Miteinander im Unternehmen. Hinzu kommen ganz praktische Vorteile wie eingesparte Kosten für Parkflächen oder Plätze in der Tiefgarage. Ganz konkret fließt dies auch in die Umweltbilanz des Unternehmens ein. Ein Arbeitgebender, der Diensträder ermöglicht, sendet zudem ein deutliches Signal, dass ihm nachhaltiges, betriebliches Mobilitätsmanagement am Herzen liegt. Je nachdem, ob und in welcher Höhe sich ein Unternehmen an den Kosten beteiligt, kann das für dieses sogar komplett kostenneutral sein. Das trifft bei dem für Mitarbeiter*innen wenig erstrebenswerten Fall ein, wenn diese alle Kosten, also auch die des Leasingkredits, durch Gehaltsabzüge tragen.

Daher ist unbedingt zu bedenken: Gibt der Arbeitgebende einen Zuschuss oder übernimmt er die Kosten für das Dienstrad vollständig, werden mit Sicherheit mehr Angestellte das Angebot nutzen und mit dem Rad zur Arbeit kommen. Der überwiegende Teil der Unternehmen, die Dienstradleasing anbieten, bezuschusst daher die Leasingrate oder übernimmt die Versicherung bzw. andere Servicepakete.

In den meisten Fällen organisiert ein Dienstleister für Arbeitgebende und Arbeitnehmende Leasing und Überlassung der Diensträder. Im Prinzip läuft die Kooperation bei allen Anbietern für Dienstradleasing gleich:

• Der Arbeitgebende nimmt mit einem Dienstradleasing-Anbieter Kontakt auf (oft auf Initiative der Beschäftigten, des Betriebsrats oder der Personalabteilung).
• Das Unternehmen schließt mit dem Anbieter einen Rahmenvertrag und definiert u.a., welche Angestellten berechtigt sind (z.B. nur Festangestellte), ob alle Fahrradtypen als Dienstrad zulässig sind und wie die Kostenverteilung aussieht.
• Der Arbeitnehmende kann sich bei einem Fahrradhändler, der mit dem Anbieter zusammenarbeitet, ein Fahrrad oder E-Rad als Dienstrad aussuchen. Der Dienstleister organisiert dann Bestellung und Leasing des Dienstrads.
• Das Rad wird an den Mitarbeitenden übergeben. Ab diesem Zeitpunkt zahlt der Arbeitgebende die Leasingraten. Je nach Kostenbeteiligung behält er einen Teil des monatlichen Bruttolohns des Arbeitnehmenden ein und bedient damit die Leasingrate.
• Am Ende der Leasinglaufzeit (meistens 36 Monate) hat der Arbeitnehmende in der Regel die Möglichkeit, das Rad zum Gebrauchtkaufpreis zu übernehmen. Alternativ kann das Rad zurück an den Anbieter gehen und ein neues Rad bezogen werden.

Unternehmer*innen und Angestellte sollten darauf achten, dass sie dem Dienstradleasing-Anbieter den Gebrauchtkauf nach Leasingende nicht von Beginn an vertraglich zusichern, da es sich in diesem Fall nicht um ein Leasing handeln würde. Wichtig ist auch, dass der zusätzliche geldwerte Vorteil, der dem Mitarbeitenden durch den Gebrauchtkauf entsteht, korrekt versteuert wird. Die meisten Anbieter übernehmen die Versteuerung des geldwerten Vorteils, der aus der Übernahme zum Gebrauchtkaufpreis entsteht.

Wenn der Arbeitgebende die Kosten für das Dienstrad übernimmt, kann er sie steuerlich geltend machen. Behält er einen Teil des monatlichen Bruttolohns des Mitarbeitenden ein, um damit die Leasingrate zu bedienen (sog. Gehaltsumwandlung), muss dieser weniger Steuern und Sozialabgaben zahlen und das (E-)Fahrrad wird preiswerter, vor allem im Vergleich zum herkömmlichen Kauf.

Viele Tarifverträge schließen die Einführung von Diensträdern auf Basis der Gehaltsumwandlung aktuell noch aus. Dennoch gibt es auch für tarifgebundene Unternehmen oder Arbeitgebende des öffentlichen Dienstes Möglichkeiten, ihren Mitarbeitenden Diensträder anzubieten. Hierzu empfiehlt sich eine Beratung mit den Dienstradleasing-Anbietern.

Für Beamt*innen gibt es bisher nur wenige Möglichkeiten, Diensträder per Gehaltsumwandlung über den Arbeitgebenden zu beziehen. Einige Bundesländer diskutieren allerdings, wie Diensträder für Beamt*innen ermöglicht werden können, etwa, indem das Landesbesoldungsgesetz geändert wird. In Baden-Württemberg ist dies seit Oktober 2020 möglich, Hamburg und Schleswig-Holstein haben bereits die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen.

Für Auszubildende, deren Gehalt unter 964 € liegt, bietet sich ein enormes Sparpotential: Bei einer Übernahme der Leasingrate durch den Arbeitgeber und einer Vertragslaufzeit von 36 Monaten bezahlt ein Auszubildender nur 5 Euro im Monat für ein E-Rad im Wert von 2.499 Euro.

Aber: Jobrad.org weist zum Beispiel darauf hin, dass unter Umständen Minijobber, Auszubildende, Werkstudent*innen, Praktikant*innen, Mindestlohn-beziehende sowie Menschen, die in weniger als drei Jahren in Rente gehen, vom Jobradler ausgeschlossen sein können. Es gibt also schon Dienstfahrräder für Auszubildende, aber nicht jeder bietet diese auch an.

Inzwischen gibt es rund ein Dutzend Anbieter für Dienstradleasing, z.B. JobRad, Company Bike Solutions, Eurorad und mein-dienstrad.de. JobRad und mein-dienstrad.de sind im VCD Fördermitglied und unterstützen damit auch über das Fahrrad hinaus eine nachhaltige Verkehrswende. Auf den Seiten von JobRad finden Sie umfassende Informationen für Arbeitgebende, Arbeitnehmende und Selbstständige: www.jobrad.org

Hier finden Sie einen Vergleich von Leasingrad-Anbietern:

• leichter-fahren.de/bike-leasing-vergleich.html
• www.orangebc.com/media/pdf/FM18_BikeLesaing.pdf

Einen Vergleich von E-Rad Leasing-Anbietern finden Sie hier:

www.greenfinder.de/e-bikes/ratgeber/leasing-finanzierung/leasing-anbieter

Prinzipiell sind alle (E-)Fahrräder als Dienstrad geeignet, z.B. auch Lastenräder. In jedem Fall sollte das Rad den persönlichen Anforderungen des Mitarbeitenden optimal entsprechen. Da Diensträder in der Regel intensiv genutzt werden, z.B. fürs tägliche Pendeln, lohnt es, ein hochwertiges Rad zu wählen. Der Anteil der E-Räder ist unter Diensträdern besonders hoch (über 50%), ebenso werden relativ viele Cargobikes genutzt.

Für Arbeitgebende bietet es sich an, mit Leasing und Überlassung einen Dienstleister zu beauftragen, der, je nach Kostenbeteiligung des Arbeitgebenden, kostenneutral das Handling der Fahrräder im Unternehmen übernimmt. Weil Fahrräder und auch E-Räder derzeit nach Aktivierung noch über sieben Jahre abgeschrieben werden müssen, ist das Leasing – auch steuerlich – eine gute Alternative. Außerdem übernimmt der Dienstleister im Regelfall wichtige Aufgaben, wie die jährliche verpflichtende Betriebssicherungsprüfung.

Für das Unternehmen kann es aber auch ein Nachteil sein, dass es faktisch einen Kreditvertrag aufnimmt. Eventuell ist es finanziell günstiger, vorhandene Mittel direkt zu verwenden.

Aus Sicht des VCD sollte sich der Arbeitgebende bei dieser Form der umweltfreundlichen und gesundheitsfördernden Mobilität an den monatlichen Raten spürbar beteiligen und auch die komplette Übernahme – und damit die Generierung der Steuerfreiheit – in Erwägung ziehen. Seit dem 1. Januar 2020 fördert die Bundesregierung Diensträder, die kostenfrei und zusätzlich zum Arbeitslohn zur Verfügung gestellt werden – egal ob Fahrräder und E-Räder. Durch die Deckelung des Zuschusses, z. B. auf 80 Euro pro Monat, hat der Mitarbeitende die Auswahl qualitativ guter Räder.

Unser Hauptargument für eine Kostenübernahme durch den Arbeitgebenden ist: Das Unternehmen profitiert, wenn viele Angestellte mit dem Rad zur Arbeit kommen – radelnde Mitarbeiter*innen sind im Schnitt zwei Tage im Jahr weniger krank und sind insgesamt im Alltag belastbarer und fitter. Zudem können Unternehmen Kosten für PKW-Stellplätze sparen. Besonders in Ballungsräumen kann das ein entscheidender Vorteil sein. Hinzu kommt: Der Arbeitgebende bindet Arbeitnehmer*innen durch ein attraktives Dienstradmodell vor allem in Branchen mit umkämpftem Personalmarkt, ein großes Plus.

In jedem Fall sollten Sie die verschiedenen Leasing-Anbieter vergleichen und deren Konditionen genau anschauen – diese können von Anbieter zu Anbieter leicht variieren.

Wichtig ist: Welche Fachhändler*innen vor Ort arbeiten mit dem Anbieter zusammen? Hier ist es von Vorteil, wenn es viele sind.

Außerdem sollten Sie sich den Ablauf des Leasings genau ansehen: Haben Anbieter*innen ein Online-Portal für die Unternehmen, so dass der Arbeitsaufwand in der Personalabteilung minimal ist? Gibt es eine Betreuung, z. B. durch eine Support-Hotline? Im Idealfall läuft alles digital ab: Der Arbeitnehmende geht in den Fachhandel und sucht ein Rad aus. Anschließend gibt der Händler das Angebot direkt ins Portal des Anbieters ein, die Personalabteilung gibt das Angebot frei, das Rad wird bezahlt und die Lohnabrechnung angepasst. Der Arbeitnehmende muss nur eine Nutzungsüberlassung mit dem Arbeitgebenden unterzeichnen. Das kann mit wenigen Minuten Aufwand in der Personalabteilung innerhalb von einem Tag geschehen. Einen guten Überblick zu den unterschiedlichen steuerlichen Themen gibt die Seite www.jobrad.org/steuer.

Wichtige Info:

Natürlich hat auch die VCD Service GmbH einige Infos und Angebote zum Thema Dienstrad und Versicherungen rund um das Fahrrad.